Organisé dans le but d’atteindre plusieurs objectifs, le séminaire est une approche indispensable au cours de la vie d’une entreprise. Cet évènement permet de réunir les collaborateurs pour promouvoir et favoriser la communication en entreprise. Outre ces points stratégiques, il constitue également un moment de détente où l’on propose des activités ludiques et interactives pour les salariés. Le point de départ du préparatif se tient toujours à la réservation du lieu de déroulement de l’évènement. Voici des astuces pour réserver la salle séminaire Lyon idéale ?

Déterminez vos besoins

Qu’il s’agisse d’une assemblée générale, une réunion ou une conférence, il est préférable de l’organiser hors du local habituel. Mais avant la phase de recherche du lieu idéal, posez-vous déjà les questions suivantes pour affiner votre sélection :

Quel lieu convient-il le mieux pour votre séminaire ?

Le lieu varie selon les objectifs du séminaire ainsi que les participants à l’évènement professionnel. Si vous souhaitez créer une ambiance zen et décontractée, faites en sorte que l’endroit choisi soit assez convivial pour les participants. Pour un évènement VIP en revanche, le mieux est de réserver un lieu privilégiant un standing de qualité. Si l’évènement planifie des activités hors salle comme un team building par exemple, optez pour une salle avec une grande espace externe. Chaque salle séminaire Lyon présente leur configuration particulière, reste à vous de sélectionner le plus compatible avec vos exigences.

Dans quel endroit se trouve la salle ?

La question de proximité se situe également au cœur du problème. Cela permet à l’entreprise de mieux gérer les budgets alloués au transport et à l’hébergement, etc. Dans ce cas, prenez le temps de relever les établissements situés à quelques kilomètres près de votre local professionnel. Puis, sélectionnez entre eux selon vos critères particuliers : le plus calme, doté d’un espace vert agréable pour les collaborateurs à titre d’exemple.

Le nombre de participants et les équipements indispensables ?

La surface de la salle de séminaire est un trait important. Bien d’organisateurs échouent à cette étape faute de ne pas avoir estimé à juste titre le nombre de participants et la salle adaptée. Pour éviter cette même erreur, déterminez les nombres d’invités à l’évènement. Ensuite, listez les matériaux dont vous auriez besoin lors de l’assemblée.

Salle séminaire Lyon : Comment en trouver facilement ?

Les propositions de salle séminaire Lyon sont abondantes sur le marché et existent selon le budget de chaque entreprise organisateur. Devant ce choix multiple, il n’est pas toujours évident de trouver le lieu adapté pour accueillir cette réunion professionnelle. Voici donc pour vous aider des critères supplémentaires pour le sélectionner convenablement :

• Demandez au prestataire de mettre en avant les atouts de chaque lieu et comparez-les.
• Relevez le nombre et les types de matériels dont vous aurez besoin : vidéoprojecteur, micro, un tableau, des prises, le wifi, des blocs-notes et des stylos, etc.
• Quelle configuration souhaiterez-vous lors de l’évènement : une disposition en U, en style cabaret, ou en école.
• Auriez-vous besoin d’une salle à haute performance technique en hiver ? Ou doté d’une bonne climatisation en été ?
• La salle dispose-t-elle d’un service de restauration ? Quels sont les menus pouvant être proposés aux participants ? Précisez les accompagnements souhaités : café, bouteille d’eau, ou autres boissons.
• Quelles sont les organisations choisies en fonction de l’ordre du jour : accueil des invités, le moment de la pause-café ou de la pause déjeuner, la période des animations à l’extérieure ?

Et le prix ?

Le dernier point décisif avant la réservation d’une salle séminaire Lyon concerne le budget affecté à sa location. En principe, une salle de réunion se facture par participant ou forfaitairement. N’hésitez pas à demander un devis auprès de quelques prestataires de votre choix. D’ailleurs, plus vous exposez les options possibles, plus vous aurez une estimation plus approximative.

Aussi, pensez à réserver le plutôt possible votre lieu de séminaire pour éviter l’indisponibilité de dernière minute. Puisque le calendrier des évènements professionnels semble se dérouler à peu près à la même période, mieux vaut anticiper la réservation. Une fois cela effectué, vous pouvez vous concentrer sur d’autres sujets se rapportant à l’assemblée professionnelle.