Loin d’être un simple moyen de remplacer les dossiers papier par des équivalents numériques, la gestion numérique des documents offre aux entreprises un moyen de changer toute leur approche du stockage des données. Découvrez par exemple, coffreo en suivant le lien https://www.androidetvous.com/coffreo-pour-securiser-la-dematerialisation-des-documents/
Les avantages que présente son utilisation sont nombreux et variés, apportant des bénéfices aux pratiques de travail dans un certain nombre de domaines.
5 principaux avantages
1-Accès rapide et facile
Lorsque l’on traite toute sorte de documents ou de données, il est important d’avoir un accès rapide, facile et efficace aux informations requises. Avec la gestion des documents numériques, tous les aspects de la recherche et de l’extraction des données sont considérablement améliorés.
Les recherches peuvent être effectuées à partir des ordinateurs de bureau, sans qu’il soit nécessaire de se rendre à plusieurs endroits et de trier la paperasse. Des structures de classement personnalisées peuvent être créées au niveau de l’entreprise, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent donner la priorité à toute information à laquelle ils peuvent avoir besoin d’accéder régulièrement.
De la même manière, l’accès peut être restreint à certaines formes de données, en fonction des besoins, ce qui garantit que tous les employés peuvent trouver ce qu’ils sont censés trouver, sans risquer de s’égarer dans des zones non conçues pour eux.
Les documents peuvent également être accessibles hors site, ce qui signifie que la nécessité de transporter physiquement les données est supprimée, et que le potentiel de travail à distance existe.
2-Création d’une approche standard
S’assurer que tout le monde fonctionne de la même manière peut souvent être difficile lorsqu’on a affaire à un grand nombre d’individus, qui peuvent tous préférer différentes méthodes de stockage des informations. L’utilisation de la gestion des documents numériques permet de tout rassembler dans une approche uniforme et standardisée.
Les documents peuvent être mis à jour par plus d’une personne à la fois, ce qui signifie qu’on ne perd pas de temps à essayer de localiser des éléments et à devoir potentiellement contacter d’autres employés pour obtenir des éclaircissements sur les mises à jour qu’ils ont pu faire. Le contrôle de version avec un historique complet est essentiel pour maintenir des opérations fluides.
3-Économie d’espace
Créer l’espace nécessaire pour stocker de grandes quantités de documentation sur papier peut être un problème. Les petites entreprises peuvent fonctionner dans des environnements restreints, tandis que les plus grandes peuvent être submergées par la grande quantité de données qu’elles doivent conserver.
Comme beaucoup fonctionnent sur des sites et des emplacements distincts, des problèmes peuvent également survenir autour de la nécessité de transporter la paperasse. L’utilisation d’un système de gestion de documents numériques permet de s’assurer que l’espace peut être mieux utilisé, et peut même potentiellement entraîner une réduction des frais de location d’espace.
Les locaux commerciaux visités par les clients peuvent devenir plus esthétiques et rationalisés, désencombrés par la paperasse et la documentation, et peuvent souligner leurs références environnementales via un effort concerté pour réduire les matériaux.
4-Sécurité
La sécurité de la documentation conservée sera toujours une priorité pour une entreprise.
Comme mentionné précédemment, l’accès aux informations peut être limité à ceux qui en ont besoin, et les données ne peuvent pas être perdues, que ce soit par accident ou par malveillance. Des informations complètes sur qui a accès à quoi et quand, sont disponibles, laissant une trace qui peut être suivie en cas de problème à résoudre.
Chaque fois que les données sont modifiées ou amendées, les versions précédentes sont stockées et peuvent être regardées, ce qui signifie que les changements effectués par erreur peuvent être réalisés et rectifiés.
Envoyer des informations confidentielles dans un format non crypté peut conduire à des failles de sécurité. Le fait de joindre à un courriel un document PDF ou Word qui contient les informations personnelles d’un client peut être intercepté par des tiers indésirables. Ces informations peuvent être utilisées, par exemple, pour inciter des personnes à autoriser des transferts d’argent vers des organisations criminelles.
5-GDPR
En 2018, le règlement général sur la protection des données (GDPR) doit remplacer la loi sur la protection des données de 1998 (DPA) et signifie que les entreprises doivent adapter leur façon de travailler pour se conformer à certains changements majeurs. La DPA a été établie bien avant notre ère moderne d’Internet telle qu’elle se présente aujourd’hui la majorité de la population adulte britannique ayant désormais une certaine forme d’interaction en ligne, ce qui rend ce changement de législation attendu depuis longtemps.
Un élément majeur auquel il faut réagir est le » droit à l’effacement « , ce qui signifie que les personnes peuvent demander la suppression de toute donnée détenue par une entreprise à leur sujet, à condition qu’il n’y ait pas de » raison impérieuse » pour que l’entreprise les détienne.
Trouver ces informations dans de nombreux documents, potentiellement répartis à différents endroits tels que du papier, des emails, de multiples PC et serveurs, pourrait s’avérer problématique, alors qu’avec notre logiciel conforme au GDPR, elles sont facilement trouvées, rappelées et supprimées/effacées.
Les informations sur la durée de conservation des données et sur leur utilisation sont également simplement générées, ce qui signifie que la conformité au GDPR, qui est obligatoire, est rendue beaucoup plus facile.
